資料を作成する、ファーストステップとしてブランク資料を作ろう！

ムダを削ぎ、クオリティ最高の資料を効率的に作ることができる
生産性の劇的な向上が期待できる “ブランク資料の作り方” が効率化のポイントとなる

なぜ資料作成が終わらないのか
そもそも、資料作成が延々と続いてしまってなかなか終わらないのはなぜなのでしょうか。
多くの場合、資料作成のやり方そのものに原因があります。
具体的には、資料作成の手順が悪いがために、生産性が上がらないのです。

資料作成には、大きく分けて3つのステップがあります。
1. 情報を収集する
2. 全体構想を決める
3. 実際に作成し、何度か修正する

多くの方は往々にして1の情報収集に時間を割く。
「情報は多ければ多いほどよいはずだから、とりあえず集とうことになりがち
とりあえず集めてみたものの結局は使わなかった情報も意外と多い
多くの人の情報収集は、決して効率的とは言えないのです。

ブランク資料を作ることで情報収集効率化が図れる
これは詳細な情報が書かれていない空の資料であり、最終的なアウトプットの大雑把なイメージを、
作業のごく初期段階で完成させてしまうのです。

その結果、先ほどの資料作成の手順は以下のように置き換わります。

1. 全体構想を決める（＝ブランク資料の作成、修正）
2. 情報を収集する
3. 実際に作成し、何度か修正する（＝ブランク資料に値を埋める）

これにより、資料を完成させるために最低限必要な情報がわかり、
集めるべき情報の量と質を把握できます。その結果、先ほどのように、
ゴールが見えないままやみくもに情報を集める必要がなくなる

それ以外のメリットも
情報収集の効率化以外にも、ブランク資料作りには以下の2つのメリットがあります。
1. アウトプットのイメージを早い段階で上司に確認してもらえるため、無駄な作り直しを防げる
2. 完成形が通常よりも早い時期でできているので、修正を存分に行なうことができ、資料のクオリティを上げられる

ブランク資料を作る過程では、
「どのようなグラフや図が必要なのか」
「そのためにどのようなデータを知っていなければならないのか」を嫌でも考えなくてはいけません。
ブランク資料ができた段階で上司に確認を取れば、上司のイメージと乖離したまま作業が進んでしまうことを防げますし、
特に新人にとっては、こうした資料を用いて報連相を行なえば、上司をハラハラさせずにも済むのです。

また人間心理として、苦労して集めた情報ほど使いたくなるものですが、
そうした情報も見るほうにとって必要がなければ、ただのノイズになってしまいます。
しかしブランク資料では、集めるべき必要最低限の情報が事前にわかっているため、
無駄な情報を削ぎ落としたスマートな資料を作ることができるのです。

ブランク資料の作り方
ブランク資料は、はじめに資料の大きな骨組みとして見出しを作り、次に各見出しに対する中見出しを作成します。
それが終わったら、中見出しに沿って実際の資料のイメージ図を作成していきましょう。